Hesap ve alan adı sahipliğini netleştirin
Alan adı hesabı, e-posta sağlayıcısı ve yönetici erişimi aynı kişide mi? İşletme dışında biri ayrıldığında erişim kaybı yaşanabilir mi? Bu soruları önceden yanıtlayın. Yenileme bildirimlerinin hangi adrese gittiğini bilin. Erişim bilgilerinin kişisel mesajlaşmalarda dağınık tutulması yerine işletmenizin belirlediği güvenli yöntemi kullanın. Yetkili kişilerin erişebilmesi kadar gereksiz erişimlerin sınırlandırılması da önemlidir.
Kişi ve görev adreslerini planlayın
Çalışan adına açılan hesap ile genel iletişim veya satış adresi farklı ihtiyaçları karşılar. Birden fazla kişinin aynı parolayla tek hesaba girmesi yerine sağlayıcının sunduğu yetkilendirme seçeneklerini değerlendirin. Görev değişikliklerinde hangi adresin nasıl devredileceği belli olsun. Yeni çalışan için hesap açılması kadar ayrılan çalışanın erişimlerinin uygun biçimde sonlandırılması da planın parçasıdır.
Kurtarma ve doğrulama yöntemlerini gözden geçirin
Hesabın kurtarma adresi veya telefonu kişisel bir hesaba bağlıysa işletme açısından süreklilik sorunu oluşabilir. Sağlayıcının desteklediği ek doğrulama seçeneklerini değerlendirin ve kurtarma sürecini yetkili kişilerle düzenleyin. Parolaları paylaşmak veya tarayıcıda gelişigüzel saklamak yerine kurumun yöntemini izleyin. Teknik destek için hiçbir zaman e-posta veya banka parolasını açık mesajla göndermeniz gerekmez.
E-posta ile arşiv ve yedeği karıştırmayın
Posta kutusunda geçmiş mesajların durması, ayrı bir arşiv veya yedek planının olduğu anlamına gelmez. Saklama koşulları ve silinen mesajlara erişim sağlayıcıya göre değişir. İşletmenizin gerçek ihtiyacını belirleyin ve kullanılan hizmetin kapsamını öğrenin. Yeni hizmete geçiş düşünülüyorsa eski mesajların, takvimin ve kişilerin nasıl aktarılacağı ayrıca planlanmalıdır. Geçiş sırasında kayıtları rastgele silmeyin.
Cihaz değişimini kontrollü yapın
Yeni bilgisayarda e-posta çalışıyor diye eski cihazdaki bütün verilerin aktarıldığını varsaymayın. Yerel arşiv, imza ve gerekli dosyalar kontrol edilmelidir. Mersin’de kurumsal bilişim görüşmesinde kullanılan sağlayıcıyı, kullanıcı sayısını ve yaşadığınız sorunu paylaşabilirsiniz. Sağlayıcı hesabında yapılacak işlemler yalnızca yetkili kişinin onayıyla yürütülmelidir. Amaç, günlük iletişimi anlaşılır bir sahiplik ve erişim düzenine bağlamaktır.
Kısa kontrol listeniz
- Alan adı ve e-posta sorumlusunu belirleyin.
- Kişi ve görev adreslerini ayırın.
- Kurtarma yöntemlerini kontrol edin.
- Çalışan ayrılışı için erişim planı yapın.
- Cihaz değişiminde yerel arşivi kontrol edin.
