Önce küçük bir envanter oluşturun
Bilgisayar, yazıcı, modem, ağ cihazı ve kullanılan temel yazılımları listeleyin. Model, cihazın hangi çalışan tarafından kullanıldığı ve varsa garanti bilgisi gibi alanlar yeterli bir başlangıç sağlar. Hangi bilgisayarın yalnızca yardımcı işlerde, hangisinin kritik bir uygulamada kullanıldığını ayırın. Amaç ayrıntılı bir evrak yığını hazırlamak değil, bir arıza anında neyin etkilendiğini hızla anlayabilmektir.
İş açısından kritik noktaları belirleyin
Fatura kesilen bilgisayar, ortak dosyaların tutulduğu cihaz veya yazıcının bağlı olduğu sistem farklı önemde olabilir. Hangisi durursa hangi işin aksayacağını konuşun. Çalışanların dosyalarını yalnızca masaüstünde tutup tutmadığını da gözden geçirin. İşletmenin çalışma biçimi bilinmeden doğru bakım sıklığı veya cihaz önceliği seçilemez. Teknik listeyi gerçek iş akışıyla eşleştirin.
Bakımı ve güncellemeleri takvime bağlayın
Güncellemeler, fiziksel kontroller ve gerekli testler için uygun zaman belirleyin. İş yoğunluğunun en yüksek olduğu saatte plansız işlem yapılması ayrı sorun doğurabilir. Kritik bir güncellemeden önce yedek ve geri dönüş olanağını değerlendirin. Kullanılan özel programların sağlayıcılarıyla uyumluluk gerekebilir. Aynı işlemi bütün cihazlara kontrolsüz uygulamak yerine ihtiyaç ve etki sırasına göre planlayın.
Destek kapsamını anlaşılır yazın
Arıza bildirimi nereye yapılacak, kim onay verecek ve hangi tür destek dahil olacak? Yerinde ziyaret ile uzaktan destek aynı kapsam değildir. Yanıt süreleri, çalışma saatleri, parça maliyetleri ve üçüncü taraf yazılım desteği teklif aşamasında açıkça konuşulmalıdır. Belirli bir süre yazılı tanımlanmadıkça kendiliğinden geçerli sayılmaz. Çalışanların hangi durumda kime başvuracağını bilmesi de teknik düzen kadar önemlidir.
Planı düzenli gözden geçirin
Yeni çalışan, yeni uygulama veya ofis değişikliği bilişim ihtiyacını etkileyebilir. Sık tekrarlayan arızaları ve yapılan işlemleri kayda alın. Mersin’de Akdeniz, Toroslar, Yenişehir, Mezitli, Tarsus veya diğer ilçelerdeki işletmeniz için destek görüşmesinde cihaz sayısını ve temel iş akışını paylaşın. İlk hedef, her soruna aynı çözümü uygulamak yerine işletmenize uygun ve sürdürülebilir bir çalışma düzeni kurmaktır.
Kısa kontrol listeniz
- Cihaz ve uygulama listesini çıkarın.
- İşi durduran kritik sistemleri belirleyin.
- Yedek ve geri dönüş planını konuşun.
- Destek kapsamını ve onay sorumlusunu yazın.
- Değişen ihtiyaçlarda planı güncelleyin.
